Direttore amministrativo: ecco la strategia

Daniele Livon è il nuovo direttore amministrativo per il triennio 2004-2007. Cosa cambierà nella gestione dell’amministrazione? Quali gli obiettivi e le priorità? E quali i risultati che si vogliono ottenere? "Alla base di qualsiasi strategia che nel medio termine possa determinare dei risultati concreti – spiega il nuovo direttore – deve esserci un processo logico che parta dalla capacità fondamentale di analizzare le situazioni, valutare le caratteristiche qualitative e quantitative delle risorse a disposizione e sviluppare un percorso coerente di cambiamento laddove si individua la necessità di intervenire". Premessa essenziale per spiegare il ruolo di direttore amministrativo, "interprete delle esigenze della struttura organizzativa dell’ateneo e promotore di quegli interventi che, ai vari livelli, possano consentire alla struttura stessa di funzionare meglio. La funzionalità della struttura – continua - dipende da moltissime variabili e da un denominatore comune: le risorse umane. Credo che l’Università possa contare su una base molto valida, che deve, però, essere riorganizzata con interventi di diversa natura". In che modo? "Ponendosi delle priorità – conclude Livon - ed è questo che intendo fare, evitando di creare strappi nel funzionamento di una struttura che se sottoposta a troppi interventi contemporanei rischierebbe di non funzionare". Ecco il piano di lavoro del nuovo direttore amministrativo: Struttura organizzativa . L’attuale struttura organizzativa non è più adatta ad una organizzazione del lavoro efficace e molto spesso questo determina anche un costo in termini di risorse (tempo, burocrazia, personale) che potrebbero essere meglio investite. Sarà necessaria una analisi e ridefinizione delle competenze dei diversi uffici volta a chiarire meglio responsabilità, ambiti di attività e collocazione organizzativa. L’intervento porterà ad una riduzione del numero di centri di spesa a livello di amministrazione centrale e, dal punto di vista amministrativo, anche dei centri di gestione. L’articolazione attuale appare troppo frammentata e deve essere ricondotta ad un disegno complessivo che si sviluppi anche sulla riprogettazione dei processi e delle procedure trasversali che sempre più caratterizzano l’attività amministrativa dell’ateneo. Nell’ambito di questo ridefinizione della macro e micro struttura, saranno costituite anche delle macro aree che, in funzione della complessità delle stesse, avranno a capo delle figure vice – dirigenziali o dirigenziali. Dovrà essere avviato a breve un percorso di confronto interno volto a chiarire criteri e metodo di lavoro che sarà seguito per la definizione del nuovo assetto organizzativo. Sistemi di gestione del personale. Nell’ambito del complessivo intervento di riorganizzazione, fondamentale importanza assumono i sistemi operativi e di gestione del personale. Rispetto al personale dovrà essere ridefinita la dotazione organica e contestualmente il Programma triennale del fabbisogno del personale tecnico amministrativo. Accanto a queste attività, dovranno essere ripensati il sistemi di reclutamento, selezione e inserimento, il sistema di addestramento, formazione e sviluppo di carriera e i meccanismi di valutazione e ricompensa. Questi interventi dovranno essere guidati dall’obiettivo di costruire un’organizzazione in cui le persone possano sviluppare al meglio il proprio potenziale e dove ciascuno abbia un ruolo riconoscibile in termini di valore aggiunto che dà al funzionamento della struttura. Controllo di gestione. Come per le aziende, la gestione dell’Ateneo deve garantire i migliori risultati possibili e dunque coloro che dispongono di un potere decisionale a qualunque livello devono disporre di strumenti ed informazioni utili per decidere nel modo migliore. In particolare, trattandosi di un’istituzione estremamente complessa, emerge l’esigenza di adottare strumenti e procedure che aiutino ad ottimizzare il processo decisionale complessivo. In una situazione di risorse scarse assume ancora più importanza la necessità di orientare le decisioni anche attraverso l’analisi e la valutazione di indicatori contabili ed extra contabili. Il sistema di controllo di gestione dovrà essere coerente con le esigenze della struttura organizzativa e progettato in modo tale da fornire le informazioni significative e rilevanti. Questo richiede una progettazione del sistema di budget, del sistema degli indicatori e del sistema di reporting in cui un elemento fondamentale sarà quello della chiarezza informativa. Spazi e logistica. L’attuale distribuzione delle unità organizzative dell’ateneo si caratterizza per essere estremamente frammentata. Questo determina un inevitabile aumento dei costi che gravano sul bilancio dell’ateneo per circa 1 milione di euro l’anno. Tale distribuzione determina anche delle inefficienze organizzative, difficilmente quantificabili in termini economici, ma altrettanto importanti sotto l’aspetto funzionale. Accanto alla riorganizzazione degli uffici, sarà opportuno avviare la riorganizzazione degli spazi che potrà essere avviata entro breve non appena saranno agibili il complesso Caselli e Caselli bis. Assieme alla Ripartizione Tecnica si è già cominciato a valutare una serie di ipotesi che, nell’arco di un paio d’anni dovrebbero consentire di ridurre considerevolmente il costo degli affitti e migliorare anche il coordinamento degli uffici . E infine. Altri sono i progetti e gli interventi organizzativi che meriterebbero di essere indicati, si pensi al nuovo sito web di ateneo, all’implementazione del nuovo sistema informativo della Segreteria studenti, alla registrazione elettronica degli esami e altro ancora. Coerentemente con quanto detto ad inizio paragrafo, devo ribadire l’importanza di scegliere le priorità di intervento e, nel fare questo, valutare le reali esigenze e i riflessi organizzativi ed economici di ogni scelta. Auguro quindi buon lavoro a tutti noi.

Daniele Livon