Protocollo informatico. In anticipo di 12 anni
Un ateneo a prova di archivistica, che ha capito per primo tra le realtà accademiche italiane quanto una gestione ordinata e funzionale di tutta la documentazione velocizzi e razionalizzi il lavoro di tutti. Un esempio? Il Servizio Protocollo dell’Università di Udine che con una dozzina d’anni in anticipo sulla gran parte dei servizi degli altri enti pubblici è passato da cartaceo a informatizzato. L’ateneo friulano non solo è pioniere di una realtà di gestione documentale avanzata, ma anticipatore di una normativa che ha dettato legge in tutte le pubbliche amministrazioni.
Un pò di cronistoria è d’obbligo, poiché già nel 1988 il Ceda (Centro elaborazioni dati dell’Università, oggi Centro servizi informatici e telematici) ha elaborato un software per la registrazione e la ricerca informatica dei protocolli. A distanza di anni si può dire che quel programma informatico, se non era totalmente efficiente dal punto di vista dell’archiviazione, aveva caratteristiche di funzionalità. Quel software era sicuramente rivoluzionario, se pensiamo che dalla fine dell’Ottocento regnava, e per tutti era la Bibbia, il registro cartaceo che teneva conto dei documenti in entrata e in uscita da una struttura pubblica. Un registro che si doveva rincorrere da un ufficio all’altro, pareva avesse le gambe. Talvolta era poco leggibile (non tutti avevano lo stile da macchina da scrivere), spesso si trovava sulla scrivania degli altri e decisamente più lento dal punto di vista delle ricerche.
L’ateneo udinese per primo in Italia aderisce a “Titulus 97”, il progetto dell’Università di Padova, che concorre a migliorare lo standard nazionale di protocollazione e archiviazione rispettoso della legge 241/90 e dei principi fondamentali della dottrina archivistica. Ma è dal 2000 che l’Università abbandona definitivamente il protocollo cartaceo, entrando nell’era in cui si snelliscono i procedimenti amministrativi e si velocizzano i tempi di spedizione della corrispondenza. Gli atti a tutti gli effetti sono più trasparenti e il processo diviene efficace. Più veloce è l’archiviazione, più rapida la ricerca in rete.
Da quest’anno, inoltre, è stato elaborata la parte di software relativa alla scansione dei documenti e alla gestione informatizzata dei fascicoli. Il famoso “Titolario di classificazione” si può paragonare a una botte di ferro per i fascicoli che oggi non si possono più perdere, grazie ad una “griglia” composta dal titolo (numero romano), classe e numero del fascicolo (numeri arabi), insomma un po’ quello che avviene per le persone: nome, cognome e indirizzo consentono sempre e comunque la rintracciabilità. Non è stato facile, ma grazie all’equipe di informatici e archivisti e ad una buona formazione del personale, si sta giungendo ad un sistema a norma di legge. Così oltre 400 dipendenti possono lavorare in rete, risparmiando tempo e in piena sicurezza con la garanzia che il registro informatico ha valore giuridico-probatorio di registrazione notarile.
Se oggi ogni fascicolo, cioè tutte le pratiche legate ad un procedimento amministrativo sono rapidamente rintracciabili, il domani cosa prevede? Lo chiediamo a chi dal 1998 sta lavorando al miglioramento del sistema, a Michela Maniassi dal 2001 responsabile del Servizio Protocollo dell’ateneo. “Il passo successivo – dichiara – sarà quello di poter trasmettere tutti i documenti attraverso posta elettronica certificata, firmati, quindi, digitalmente e collocarli nel relativo fascicolo. Ogni documento potrà essere gestito in formato elettronico ed inserito nel “work flow” dell’ente nell’ottica dell’informatizzazione e dell’interoperabilità delle pubbliche amministrazioni”.
Intanto tutti i dipendenti possono visualizzare in rete le pratiche create e i relativi documenti, garantendo un miglior servizio sia all’utenza che dal punto di vista amministrativo. E per una p.a. questo non è poco.
Sara Carnelos